Il registratore di cassa fiscale è dotato di due tipologie di memoria:
La memoria “fiscale“ del registratore di cassa non è accessibile all’utente in quanto protetta da apposito “sigillo fiscale” ed è interna alla macchina stessa (saldata all’interno). Tale memoria ha una durata prefissata e stabilita dal costruttore. All’interno di essa vengono “scritte” e memorizzate le chiusure giornaliere (o azzeramenti) in modo permanente e immodificabile. Solitamente la durata della memoria fiscale interna varia da modello a modello dalle 2.100 fino a 3.000 chiusure/azzeramenti giornalieri. Pertanto, in base al numero di giornate lavorative svolte dall’esercente, la sua durata può variare dai 7 agli 8 anni (o anche di più), un periodo congruo ad ammortizzare il costo del registratore fiscale. La memoria fiscale è indipendetne e non correlata al numero di scontrini emessi dall’esercente, pertanto è irrilevante che in una giornata siano stati emessi 100 oppure 1.000 scontrini fiscali, l’operazione di chiusura/azzeramento giornaliero andrà comunque ad “occupare il medesimo spazio” all’interno della memoria fiscale.
La memoria fiscale non viene (quasi) mai sostituita al suo termine per diversi motivi, principalmete l’operazione necessaria al livello tecnico è piuttosto complessa ed è necessario inviare la macchina presso i laboratori autorizzati e in grado di effettuare tecnicamente l’operazione. Pertanto il costo della memoria fiscale omologata e il costo dell’operazione sommati tra di loro risulterebbero spesso pari o meglio superiori all’acquisto di un nuovo misuratore fiscale. Inoltre, alcuni componenti elettronici e meccanici del registratore di cassa, dopo 7/8 anni di utilizzo, risulterebbero sicuramente usurati e pertanto altre problematiche e costi aggiuntivi si andrebbero presto ad aggiungere al costo sostenuto.
La memoria denominata “giornale di fondo elettronico o DGFE” è invece una memoria accessibile dall’utente e tecnicamente ed economicamente sostituibile. All’ interno di essa vengono memorizzate le “copie” degli scontrini emessi quotidianamente dal’esercente. A seguito del provvedimento dell’A.E. del 31/05/2002 tale memoria consente di evitare l’obbligo di conservare la copia cartacea degli scontrini giornalieri con notevoli vantaggi per l’esercente. La durata di tale memoria può variare da modello a modello, (i nuovi registratori di cassa telematici montano di fabbrica quasi sempre una memoria dalla durata di circa 12 mesi). Esistono, infatti, memorie DGFE a lunga durata (pluriennali) e memorie DGFE a da sostiutire ogni anno (la macchina, infatti, segnalerà il messaggio “DGFE in esaurimento”). Potrebbe essere necessario, inoltre, sostituire il giornale di fondo elettronico indipendentemente dalla sua durata quando, per esempio, si cede il registratore di cassa o si varia la partita IVA (l’obbligo di sostituzione deve essere valutato dal laboratorio autorizzato caso per caso).
Ricordiamo che tutte le operazioni descritte devono essere effettuate per legge da un laboratorio autorizzato e abilitato dall’ Agenzia delle Entrate tramite l’intervento di un tecnico autorizzato e abilitato.
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